נוטריון דיגיטלי — מה נעשה אונליין ומה חייב להיעשות פנים אל פנים

מי שמחפש "נוטריון דיגיטלי" או "נוטריון אונליין" רוצה בדרך כלל דבר אחד: לסגור את העניין בלי לבזבז חצי יום. זו ציפייה סבירה, וחלק גדול מהתהליך באמת אפשר לעשות היום מהטלפון. אבל יש בו גם חלק אחד שהחוק לא מאפשר לעשות מרחוק, ומי שלא יודע את זה מראש מגיע לא מוכן או מחכה לפגישת וידאו שלא תתקיים. במאמר הזה נפרק את התהליך: מה נעשה אונליין, מה חייב להיעשות פנים אל פנים ולמה, ומה זה בכלל "אישור נוטריוני אלקטרוני".

מה החוק דורש: הנוכחות היא לא עניין של נוחות

חוק הנוטריונים, התשל"ו-1976, קובע במפורש מתי הנוטריון חייב לראות את האדם מולו. לפי סעיף 11, נוטריון לא יאמת חתימה של אדם על מסמך "אלא אם החותם עמד לפניו, זוהה וחתם בפניו על המסמך". סעיף 16 קובע דרישה דומה לאישור שאדם נמצא בחיים: האדם צריך לעמוד לפני הנוטריון באותו יום ולהיות מזוהה.

לכן התשובה לשאלה "אפשר לאמת חתימה אצל נוטריון בזום?" היא לא. הזיהוי הנוטריוני מחייב נוכחות פיזית מול הנוטריון והצגת מסמך זיהוי מקורי ובתוקף. זו דרישת חוק, לא מדיניות של משרד זה או אחר, והיא חלה על כל נוטריון בישראל.

לא כל פעולה נוטריונית דורשת את החתימה שלכם. אישור נכונות תרגום, למשל, הוא אישור של הנוטריון על התרגום עצמו. לפי סעיף 15 לחוק, הנוטריון צריך לשלוט בשתי השפות ולערוך את התרגום או לבדוק אותו. החותם הוא הנוטריון, לא הלקוח.

מה כן נעשה אונליין

כך התהליך עובד אצלנו. כל מה שלא מחייב את הנוכחות שלכם נעשה לפני הפגישה, מהטלפון או מהמחשב:

• זיהוי סוג האישור והמחיר. מצלמים את המסמך ומעלים אותו למחשבון שכר הטרחה הנוטריוני. המערכת מזהה איזה אישור נדרש ומחשבת את השכר לפי התעריף שבתקנות. זה עובד בכל שעה, גם בלילה ובסוף השבוע, ובלי סבב טלפונים לבירור מחיר.
• התשלום. משלמים אונליין, וחשבונית וקבלה נשלחות אוטומטית. הנוטריון בודק את הבקשה, ואין חיוב לפני אישור.
• התיאום. מיד לאחר התשלום חוזרים אליכם לתיאום מועד הזיהוי, החתימה והמסירה.
• תרגום עברית ⇄ אנגלית. אצלנו הנוטריון שולט בשתי השפות, ולכן אישור נכונות תרגום עברית-אנגלית נסגר ומשולם באתר ואינו מצריך את חתימתכם כלל. פירוט במאמר תרגום נוטריוני דחוף — מה באמת קובע את הזמן.

שכר הנוטריון קבוע בתקנות הנוטריונים (שכר שירותים) וזהה אצל כל נוטריון. התעריף ל-2026, לפני מע"מ: אימות חתימה 197 ₪ לחותם הראשון ו-77 ₪ לכל חותם נוסף על אותו מסמך; אישור נכונות תרגום 251 ₪ ל-100 המילים הראשונות. השירות הדיגיטלי לא משנה את הסכום. הוא משנה את מספר הצעדים שעושים עד שמגיעים אליו.

מה חייב להיעשות פנים אל פנים

• אימות חתימה על ייפוי כוח, הסכמה, הצהרה או כל מסמך אחר: החותם עומד מול הנוטריון, מזדהה וחותם בפניו.
• תצהיר: המצהיר מתייצב בפני הנוטריון.
• אישור שאדם בחיים: האדם עצמו מתייצב באותו יום.
• העתק נאמן למקור: לפי סעיף 12, המקור עצמו צריך להיות מוצג לפני הנוטריון, כדי שישווה אותו להעתק. צילום של צילום לא מספיק.

בכל המקרים האלה הנוטריון גם מוודא שהחותם מבין את משמעות הפעולה ופועל מרצונו. זה החלק שמצדיק את הדרישה לנוכחות, ובדיוק בגללו אין לו תחליף בווידאו.

הנוכחות לא חייבת להיות במשרד. אפשר שהנוטריון יגיע אליכם: בנתניה, השרון והסביבה בלי תוספת הוצאות נסיעה, ובתל אביב והמרכז בתוספת הוצאות נסיעה לפי תקנה 4, כשורה נפרדת בחשבון. שכר היציאה מהמשרד עצמו קבוע בתקנות, 645 ₪ לשעה הראשונה לפני מע"מ. איך זה עובד ומה זה עולה מוסבר במאמר נוטריון עד הבית.

ומה זה "אישור נוטריוני אלקטרוני"?

כאן נוצר הרבה בלבול. מאז תקנות הנוטריונים (אישור נוטריוני אלקטרוני ותיקונים נוספים), התשפ"א-2021, נוטריון רשאי להפיק את האישור עצמו כמסמך אלקטרוני, חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת, במקום מסמך נייר. לפי הנחיות משרד המשפטים, המסמך האלקטרוני נשלח ללקוח בדואר אלקטרוני או באמצעי אלקטרוני אחר, וניתן לאמת אותו באפוסטיל דיגיטלי באתר משרד המשפטים. שכר הטרחה זהה לשכר על מסמך נייר.

מה שלא משתנה: ההנחיות של משרד המשפטים אומרות במפורש שהאפשרות הזו "מחייבת התייצבות פיזית של הלקוח מול הנוטריון" ושהיא "מחליפה רק את המסמך הפיזי עצמו". כלומר, "דיגיטלי" מתייחס לתוצר, לא לפגישה. אם הגורם שמבקש את המסמך, למשל בנק או רשות בחו"ל, מוכן לקבל אישור אלקטרוני, כדאי לציין זאת כשאתם שולחים את המסמך, ונבדוק מה מתאים למקרה שלכם. כדאי לבדוק מולו מראש: לא כל גורם מקבל מסמך אלקטרוני במקום מסמך נייר.

כמה זמן זה לוקח, ומה מקצר את התהליך

ברוב המקרים הזמן לא הולך על הפעולה הנוטריונית עצמה. הוא הולך על בירורים: לאיזה אישור צריך, כמה זה עולה, מתי יש תור, ומה להביא. כשכל אלה נסגרים אונליין, נשאר רק החלק שחייב נוכחות.

• המחיר מיידי, מרגע שמצלמים את המסמך.
• התשלום מיידי, ואין צורך לסגור אותו בפגישה.
• מועד הזיהוי נקבע מיד לאחר התשלום.
• הפגישה עצמה קצרה: זיהוי וחתימה, עניין של דקות, כי כל השאר כבר נעשה.

מה שתלוי בגורם חיצוני תלוי בלוח הזמנים שלו. אפוסטיל, למשל, ניתן רק אחרי שהאישור הנוטריוני קיים, והוא נעשה ברשות המוסמכת ולא אצל הנוטריון. סדר הפעולות מוסבר במאמר אפוסטיל דחוף. אם יש לכם דדליין, התחילו במאמר נוטריון דחוף — מה אפשר לסגור היום ומה חייב לקחת זמן.

מה להכין כדי שהפגישה תהיה קצרה

• מסמך זיהוי מקורי ובתוקף לכל חותם: תעודת זהות או דרכון. צילום לא מספיק.
• המסמך לא חתום. החתימה נעשית בפני הנוטריון.
• כל החותמים באותו מועד. חותם שלא הגיע מחייב פגישה נוספת.
• המקור עצמו, אם מדובר בהעתק נאמן למקור.
• לברר מראש מה הגורם המבקש דורש: האם צריך אפוסטיל, באיזו שפה, כמה עותקים, והאם הוא מקבל מסמך אלקטרוני.

לסיכום

נוטריון דיגיטלי, במובן שהדין מאפשר, הוא תהליך שבו כל מה שלא מחייב אתכם נעשה אונליין: זיהוי סוג האישור, המחיר לפי התקנות, התשלום והתיאום. לפעמים גם התוצר עצמו יכול להיות אלקטרוני. הזיהוי והחתימה נשארים פנים אל פנים, במשרד או אצלכם, כי כך קובע החוק. מי שמגיע עם מסמך זיהוי מקורי ומסמך לא חתום, אחרי שהכול כבר שולם ותואם, מסיים בדקות. אפשר להתחיל במחשבון שכר הנוטריון, ולמי שמעדיף להגיע למשרד, פרטים בעמוד הנוטריון בנתניה.